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電話のマナー
友達にかける電話のように、企業に電話をかけるのはキケンです。
自分の第一印象にもなるかもしれない電話越しの対応が、あなたの採用を大きく変えるかもしれません。
電話でも相手に好印象を持ってもらうために、電話のマナーを勉強して、採用までのスムーズな第一歩を踏み出しましょう。
- POINT1. メモ&復習が最低限の就活マナー！
- POINT2. かける時間帯・場所に注意！
- POINT3. 話し始めが大事
- POINT4. 電話の切り方のポイント
1.メモ&復唱が最低限の就活マナー！
こんなことしていませんか？
- 緊張で伝えたいことが全部飛んでしまう。
- 求人情報に書いてある内容ばかりを質問。
- 担当者が面接日時を伝えるときになってメモを用意。
- 分かったつもりで聞き間違い。
- メモを取らず、電話を切った後に重要なことを覚えていない。
用件をメモ&復唱しておくと安心。担当者の話をメモ&復唱するのも大事。
- かける前に準備！
- □求人情報
- □メモ用紙
- □筆記用具
- □確認(質問)事項のメモ
- 復唱のポイントはコレ！
- 1.数字(面接の日時など)
- 2.具体的な名称(駅名や会場など)
- 3.担当者名
- 4.当日の持ち物(必要書類)
2.かける時間帯・場所に注意！
こんなことしていませんか？
- 飲食店に応募するのに19時の忙しい時間に電話。
- 9時始業の会社に｢やる気をみせよう｣と、9時に電話。
- 担当者が面接日時を伝えるときになってメモを用意。
- ｢まだ間に合う！｣と就業終了時間ギリギリにかける。
- ｢思い立ったら吉日｣と、周りの状況を考えず街中から電話。
明らかに忙しい時間帯や、声が聞こえづらい場所での電話はビジネス的にタブー。
- 適切な時間帯
- 就業時間が9：00～18：00の企業の場合は10：00～11：30、14：00～17：00を目安に。飲食店なら開店の30分前までを目安に。
- 携帯電話でかける場合の注意
- 電波は安定していますか？ 道路や人、テレビなど騒音はありませんか？ 電池残量は十分ありますか？
3.話し始めが大事
こんなことしていませんか？
- 1コール目で相手が出て、あたふた。
- 第一声が「えーっと」。
- 自分の名前を言わずに、担当者につないでもらおうとする。
- 用件ばかりに気をとられ、早口で慌てた口調になる。
話し始め＝第一印象。１コール目で相手が出ても堂々と話せるように心構えを！
- 最初は･･･
- ｢お忙しいところ、失礼致します。～の件でお電話させて頂いた（△△大学の）○○と申しますが、担当の方をお願い致します。｣
⇒最初に自分の名前と用件を言い、担当者に代わってほしい旨を伝えましょう。 - 担当者の方に代わったら･･･
- ｢お忙しいところ、失礼致します。～の件でお電話させて頂いた（△△大学の）○○と申しますが、今お時間はよろしいでしょうか？｣
⇒担当者以外の人に一度伝えていても、担当者の方に代わったらもう一度自分の名前と用件を伝えましょう。
4.電話の切り方のポイント
こんなことしていませんか？
- 切るタイミングがつかめず曖昧な挨拶をする。
- 「失礼します」でホッとしてすぐ電話を切る。
- 受話器をそのまま「ガチャリ」と置く。
急に切るのは失礼になりますが、先に切るのは失礼にはなりません。
- 切る前にしっかり挨拶。好印象を残す！
- 「お忙しいところ、ありがとうございました。それでは失礼致します。」
- ｢失礼致します｣→約２秒→静かに切るでＯＫ
- 担当者が言い忘れたことを伝える場合があるので、耳に受話器を当てたまま２秒ほど待つ。
受話器を置くのではなく、ボタンを押して静かに切ろう。
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